Muchas veces dedicamos horas y horas de trabajo y al momento de hacer cuentas de la cantidad de tareas que hemos completado, sale a relucir un número bastante bajo. Esta paradoja puede deberse a que quizá, más que trabajar en lo que deberías, empleas tu tiempo en otras cosas.
Y a decir verdad, así tengas 30 horas en el día, te aseguro que no serán suficientes para tus tareas porque más que la falta de tiempo el problema común es de organización del tiempo y de eso es lo que te hablaré hoy: Cómo gestionar tu tiempo de manera efectiva.
Y tras pensarlo mucho, decidí escribir este post dándole un sentido más práctico, en lugar de teórico porque ciertamente son cosas que puedes hacer desde ya y que incidirán de forma positiva e inmediata en tu productividad.
Sin embargo, al final del post, te dejaré algunos recursos si quieres profundizar más en este tema.
12 tips que te ayudarán a tener una mejor organización de tu tiempo
Observa tu rutina
Debes tomar conciencia de las acciones que realizas a diario y cuánto tiempo empleas en cada una de ellas. Todos los días hacemos un montón de cosas sin siquiera detenernos a pensar por qué lo hacemos, para qué lo hacemos y qué lograremos por hacerlo. Este cúmulo de decisiones, desde las más grandes hasta las más pequeñas, inciden directamente sobre tu vida.
Hacer esto te ayudará a identificar qué acciones hacen que tu jornada sea exitosa y cuales te llevan al fracaso, en cuáles tareas estás invirtiendo más tiempo del adecuado y cuánto tiempo estás perdiendo en distintas actividades que no son para nada productivas.
Haz una lista
Debes hacer un listado de todas tus tareas, esto incluye profesionales y personales. Toda actividad de cualquier índole por más sencillas que sean, forman parte de tu tiempo.
Una vez que has identificado cuáles son las tareas que haces diariamente, serás capaz de anticipar lo que harás al día siguiente, de este modo no tendrás que levantarte cada mañana a decidir qué es lo que harás ni a pensar qué es lo que tienes que hacer
Dedica los últimos minutos de tu jornada a planificar el día siguiente, de este modo, al levantarte ya estarás listo para la faena.
Jerarquiza
El secreto para administrar el tiempo es que precisamente no se administra el tiempo, sino las tareas.
La lista que tienes ahora la vas a ordenar desde la más importante hasta la menos importante. Borrando de la lista aquellas acciones que no te dejen algún beneficio de ningún tipo, y que al contrario, perjudica tu ritmo de vida e influye y te hacen menos productivo.
Una de esas habilidades que debes adquirir para una correcta administración de tu tiempo, es reconocer la diferencia entre urgente e importante a fin de que puedas desarrollar siempre las actividades importantes, esas actividades que realmente te ayudan a progresar en tu camino al desarrollo personal.
Conoce y aplica la ley del 80/20
Esta regla dice que el 80% de nuestros resultados son proporcionales al 20% de nuestras acciones. Al llevar a cabo esta regla se enfatiza la necesidad de identificar nuestros hábitos nos producen beneficios y satisfacción. Al tener conocimiento de esto podrás enfocarte en las tareas más importante, lo cual, antes que ahorrarte tiempo te ayudan a invertirlo mejor.
Debes saber que la única entidad que influye la forma en cómo transcurre tu tiempo, eres tú pone en tus manos el poder de tus acciones. Tú decides qué es prioridad y qué no, cómo, cuándo y cómo realizar tus tareas es algo que te corresponde.
Aíslate
Puede ser que tomes un lugar de trabajo sólo para ti o que te pongas los audífonos y subas un poco el volumen, o quizá alguna otra práctica que conozcas pero que, en todo caso, lleve al mismo resultado: la concentración.
Si quieres ser más productivo debes quédate a solas con el trabajo que tienes que realizar.
Y esto vale también para el propio trabajo o las distracciones paralelas que pueden surgir: desde un correo que podrías responder pero bien puede esperar o el rondín acostumbrado a tus redes sociales.
Debes asegurarte de deshacerte de todos esos elementos distractores: El teléfono, el email, las redes sociales, tus compañero: Debes olvidarte de toso esto cuando estés haciendo actividades que no los involucren, pero planifica también un tiempo para ello.
No se trata de ser egoístas, es un principio de valor propio. No renuncies a la mayoría de tu tiempo y neutralices tus objetivos por cumplir los de otros. Sí puedes echarle una mano a un amigo, siempre que respete tu propio proceso.
Dedica las primeras horas a realizar lo más importante
Ya escribí antes al respecto: durante las primeras horas del día estamos más concentrados, solemos ser más creativos y sin duda somos más productivos.
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Aprovecha este tiempo de la mejor manera, dedícalo a las actividades más importantes o las más difíciles, que una vez finalizadas, te llenarás un poco de motivación que te será de ayuda para las demás actividades de tu día
Simplifica
Antes de empezar cualquier tarea, pregúntate cuál es la manera más sencilla –y posible– de realizarla. Este hábito te ahorrará muchísimo tiempo, en especial si logras simplificar tareas que haces constantemente.
Siempre hay una manera más sencilla para hacer algo y esto no es necesariamente igual para todo el mundo; es decir, puede que a mí me resulte más sencillo editar una imagen usando photoshop pero tú lo haces más rápido con power point (por ejemplo).
Trata de crear plantillas para emails, para mensajes de texto, de organizar los archivos en tu PC para que los encuentres más rápido, los accesos directos en tu escritorio y hasta la disposición de cada objeto en tu lugar de trabajo. Cada minuto cuenta…
Encuentra tu propio ritmo
El ritmo es importantísimo en la vida, en casi todos sus aspectos, y no menos crucial es que en vez de intentar seguir el de otros, encuentres o desarrolles tus propios métodos y a tu propio ritmo. Tú eres el que conoce tus habilidades, tus fortalezas y tus debilidades, y por lo tanto eres tú quien debe crear tu propio método, adaptado a tu ritmo.
Fortalece tus virtudes
Hacemos mejor y más rápido aquello que dominamos. Si es posible, concéntrate en eso.
En el trabajo cotidiano procura mantener un equilibrio entre eso que sabes hacer bien y aquello que quizá no tanto pero te gustaría aprender a hacerlo. Sin descuidar uno, fortalece el otro y viceversa.
A veces dedicar 30 minutos aprendiendo algo puede ahorrarte horas y horas de trabajo, lo digo por experiencia propia, aprender un poco de Excel ha significado para mí un ahorro sustancial de tiempo y me ha costado muy poco porque soy bastante hábil con las matemáticas y los programas, entonces no ha sido más que potenciar mis habilidades.
La técnica de Pomodoro
Se ha comprobado que la mente humana sin el debido descanso se vuelve más densa, esto se debe al continuo trabajo y excesiva concentración en una determinada tarea.
Por esa razón, la técnica de Pomodoro establece que el individuo puede trabajar en 25 y 40 minutos para luego descansar 10.
Esta tendencia ha comprobado que la productividad durante el día es aumentada ya que el enfoque será óptimo.
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Identifica tus ciclos viciosos y elimínalos
Esto es más del primer punto del que te hablé, pero debes hacerlo de forma periódica: Durante el desarrollo de una actividad, nos enfrentamos a diferentes vicios que nos hacen perder el tiempo.
Romper con estos ciclos es imperativo, ya que emplear tiempo en cosas que son ajenas a nuestras tareas diarias, afectará gravemente el desenvolvimiento de nuestras labores y por último nuestros ingresos.
Aprende a delegar:
Te llegará el momento en el que tendrás que asignar tareas a otras personas y realmente es una necesidad, pero asegúrate de hacerlo bien porque de no hacerlo te costará tiempo y dinero.
Tienes que estar seguro de tener la persona correcta en cada tarea y de ser lo suficientemente claro en lo que esperas de cada tarea para que tanto tú tiempo como el de esa segunda persona sea aprovechado de la mejor manera.
Me ha pasado en más de una ocasión que por no ser tan explícito como debía, las tareas que delegaba no se hacían bien o mejor dicho, no se hacían con el enfoque adecuado y corregir algo que se hizo mal te quita más tiempo que hacerlo.
Derrocha algo de tiempo cada día:
Esto quizás suene un poco contradictorio, pero permíteme explicarte: La distracción es más o menos inevitable, especialmente en nuestra época, y quizá podría decirse que hasta es algo constitutivo del ser humano.
Sin embargo, no es lo mismo usar 5 o 10 minutos platicando con un compañero de trabajo, que mirar el reloj y sorprenderse porque sin sentirlo dejamos transcurrir media hora más en una visita a Facebook.
Pero no lo olvides, eres humano y esos pocos minutos que dediques a actividades relacionadas más con lo emocional te permitirán sentirte así: más humano. Y si te sientes bien, entonces estás más motivado para hacer tus tareas.
Deja tiempo para ti mismo: Esto implica relacionarte con otras personas, compartir con tu familia, con tus amigos, practicar algún deporte e incluso hacer actividades de ocio: Una serie de TV, un juego, un deporte… cualquier actividad que te aleje del estrés y la rutina.
Recuerda que si te sientes bien, harás todo mejor y más rápido.
Para finalizar
Te habrás dado cuenta que todo este tema de la gestión del tiempo trata más bien de la organización de las tareas y los recursos, si entiendes eso no sólo tendrás tiempo para hacer todo lo que necesitas sino que además te sobrará tiempo para dedicarle a tu familia y ti mismo, lo que a su vez será beneficioso para ti.
Encierra todas estas cosas dentro de hábitos, de esta manera todo resultará sencillo y te saldrá de modo natural, lejos de ser estresante como resulta para muchas personas.
Y ya por último, te hablaré de dos libros que indudablemente te proporcionarán todo lo que necesitas aprender para volverte un experto en el tema de la organización del tiempo, no tienen desperdicio y si tienes la posibilidad de leerlo hazlo porque al menos para mí ha sido un cambio bastante significativo y seguramente también lo será para ti.
El primero de los libros se llama “Organízate con eficacia” de David Allen, un libro de los que realmente pueden cambiar tu vida a nivel personal y profesional, aunque resulte un poco complicado leerlo te lo recomiendo ampliamente, así tengas que leerlo unas 3 0 4 veces te aseguro que el tiempo que emplees haciéndolo se verá multiplicado luego por mil. Te dejo los links a amazon para ponértelo un poco más fácil:
El segundo libro es una especie de “derivación” de este que te acabo de mencionar pues ambos tratan de una metodología creada por David Allen llamada GTD, que vale mencionar que es ampliamente utilizada incluso por grandes corporaciones a nivel mundial. La diferencia de este segundo libro es que resulta un poco más fácil de entender y poner en práctica, si no te dedicas al mundo de los negocios o prefieres las cosas algo más simple este es el libro perfecto para ti.
Se llama “Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD”, también lo puedes encontrar en Amazon incluso en su versión para Kindle, te dejo los links:
Por cierto, puedes leer los comentarios y verás las opiniones de personas que ya lo han leído… entenderás por qué te los recomiendo.
Y como siempre, estaré encantado de escuchar tus inquietudes, nos leemos en los comentarios 😉
Cada vez que entró a la página me llenó de adn empresarial
Eso es porque en ti ya está instaurado ese código de excelencia y reacciona así ante los estímulos que lo fortalecen, mi estimado Jorge. Sólo tienes que nutrirlo para aprovechar su máximo potencial, ten presente que el éxito y la excelencia viven en ti desde tu nacimiento. Me alegra que te sientas así ¡Un caluroso saludo!
Algo que también es fundamental bajo mi punto de vista es gestionar las interrupciones. Ser consciente de que no tienes por qué contestar siempre al teléfono, leer el email nada más lo hayas recibido o atender a un compañero en cuanto aparece en la oficina.
Si consigues aislarte y evitar ser interrumpido puedes acabar tus tareas mucho más rápido.
Saludos
En serio que gran articulo, llevo varios meses tratando de retomar mi tiempo pero termino procrastinando todo siempre dejo para después, pero esto me motivo a hacerlo de una vez, antes de llegar acá leí algo que decía ” si dejas para mas tarde, mañana o después, el éxito llegara mas tarde, mañana o después” toda la realidad resumida en esa frase.
Muchas gracias por tu comentario y por tu aporte, estoy preparando otro artículo donde hablo precisamente de la procrastinación y cómo evitarla, pásate en un par de semanas, seguro te servirá de ayuda.
Saludos y mucho éxito
De que país es este artículo, es que lo necesito para completar un trabajo de investigación